Préparer et animer l'atelier

1. Préparation

Modalités pratiques

Nombre de participants : 5 personnes par groupe maximum

Matériel :

• impression de la matrice en A0 + mur / tableau pour l'afficher. NB : la matrice peut aussi être retracée en tableau de 5 colonnes sur 2 à 3 post-its géants ou feuilles de paperboard.
• impression A3 des 2 tableaux de synthèse des externalités
• post-its pour les participants
• gommettes pour le vote (3 à 5 par participant)
• pâte à fixe ou scotch pour accrocher la matrice
• feutres fins

Liste de tâches à effectuer

• Lire et imprimer des articles et autres sources d'information apportant différents points de vue sur le sujet : témoignages, articles de presse, contexte légal, communiqué d'associations…
• Préparer un exemple rempli de matrice pour montrer l'attendu aux utilisateurs.

Conseils de préparation

Essayer d'avoir le plus de diversité possible parmi les participants. Idéalement, penser à inviter :

• des utilisateurs : côté métier, côté utilisateur final…
• des non-utilisateurs : personnes affectées par le service, personnes ne souhaitant pas utiliser ou exclues par les solutions existantes…
• les différents métiers qui réaliseront le produit ou service pressenti : développeurs front et back, chef de projet, designers…
• les différentes expertises autour du sujet : légale, environnementale, du service existant, du terrain…

Si les participants sont plus de 8, voir la variante à plusieurs groupes plus bas.

2. Animation

Conseils de facilitation

• Donner des exemples de ce que l'on peut retrouver comme externalité dans chaque colonne. Laisser affiché l'exemple rempli (imprimé ou projeté) sur un autre sujet.
• Préparer un code couleur des post-its : vert pour les externalités positives et rose/orange pour les externalités négatives.
• La phase de restitution entre participants peut générer du débat et faire déborder le planning. Il est important que le ou la facilitateur·rice cadre les discussions et fasse respecter les temps de parole.

Agenda

Durée globale : 1h30 à 2 heures

Accueil et introduction - 20 mn :

• Présentation des participants à tour de rôle, s'ils ne se connaissent pas déjà"Bienvenue à tous, avant de se lancer on vous propose de faire un tour de table xxx"
• Introduction aux objectifs de la session, au design systémique, au déroulé de l’atelier et à la matrice
• Rappel du cas à étudier : problématique, contexte, solution envisagée, questionnements…

Idéation individuelle - 20 mn

• Idéation individuelle sur les externalités positives et négatives du projet à court, moyen et long-terme. 
• Lecture : Alimentation de la réflexion grâce à des articles de journaux sur le sujet imprimés à l'avance que les participants peuvent faire tourner entre eux ou se partager.

Synthèse - 30 mn

• Restitution : A tour de rôle, chaque participant vient coller ses post-its sur la matrice en les présentant (5 mn/personne).
• Vote : Chaque participant reçoit 10 gommettes de 2 couleurs différentes : 5 pour les externalités négatives et 5 pour les externalités positives. Individuellement, les participants votent sur les externalités positives principales (qu’il faudrait accentuer dans les scénarios) et les externalités négatives au plus fort impact (qu’il faut garder en mémoire et atténuer au maximum).
• Conclusion : Les facilitateurs·rices placent ou recopient les post-its priorisés dans les tableaux de synthèse des externalités.

Variante à plusieurs groupes

Si vous avez beaucoup de parties prenantes, et par conséquent beaucoup de participants, faire plusieurs groupes de 4 ou 5 personnes. Ajouter à l'agenda :

Restitution finale - 20 mn :

• Chaque groupe désigne un porte-parole qui sera chargé de présenter une synthèse aux autres groupes.
• Chaque porte-parole présente aux autres groupes (en 3 mn) les tableaux de synthèse de son groupe.

Au delà de 1h30 d'atelier, prévoir des pauses.

3. Synthèse et suite

Résultats attendus

A l'issue de cet atelier, vous aurez obtenu :

• Une prise de recul sur votre projet et ses enjeux
• Une vision plus globale de ses impacts à court et long-terme
• Un meilleur partage des connaissances et des visions métier ou utilisateur de chacun·e
• Une liste de sujets priorisés à creuser pour une future idéation : comment réduire les impacts négatifs ? comment augmenter les impacts positifs ?

Suite

Cette méthodologie présente comment utiliser la matrice d'externalités. Elle peut être complétée par d'autres exercices tels que :

Idéation sur les solutions - 1h15

• Idéation individuelle de solutions pour réduire les externalités négatives et accentuer les externalités positives priorisées.
• Partage au reste du groupe (5 mn/personne) et mise en commun des idées.

Application opérationnelle - 30 mn

• Définition d'un MVP sur la base des solutions identifiées : projet pilote, fonctionnalités prioritaires, partenaires à privilégier…
• Vérification que chaque partie prenante y trouve son compte : définition de la valeur ajoutée que chacune y trouve.

Pour plus d'idées de façons d'aller plus loin, voir les futures pistes d'expérimentation du Rex DiaLog.